Инструкция по внедрению CRM Битрикс24

Если вы почувствовали, что бизнес стал как будто тяжелеть и тормозиться, отдел продаж с трудом справляется со своими обязанностями, по задачам регулярно срываются сроки и появилось множество процессов, которые вы просто не в состоянии держать в голове, значит, пришло время для внедрения CRM. Как это сделать? Мы подготовили для вас простой алгоритм внедрения CRM в работу компании на примере популярной многофункциональной системы Битрикс24.

С чего начать

Битрикс24 дает колоссальные возможности для бизнеса. Причем набор этих возможностей варьируется в зависимости от тарифного плана. Собственно, с выбора тарифного плана и нужно начать.

Для внедрения доступны две версии — облачная, когда вы пользуетесь системой с сервера самого Битрикс, и коробочная, которую нужно устанавливать на собственный сервер, настраивать и обслуживать собственными силами. Более подробную информацию о версиях и возможностях Битрикс24 вы найдете здесь.

Как понять, какой пакет больше подходит Вашему бизнесу?

Для начала составьте план. Постарайтесь максимально точно отобразить структуру вашей компании и ее взаимодействие с клиентами. Отдельно выпишите, какие инструменты вы уже используете для работы или планируете использовать в будущем: почтовую рассылку по клиентской базе, программу учета рабочего времени сотрудников или постановщик задач, работу с документами, телефонию, видеосвязь и так далее.

Важно еще и количество ваших работников, которые будут пользоваться Битрикс. К примеру, для двух компаний, в которых работают меньше 24 сотрудников в одно и больше 100 в другой, при прочих равных условиях понадобятся разные пакеты.

Тестируем возможности

В Битрикс24 есть бесплатная версия, с помощью которой вы можете протестировать возможности CRM и всей системы в целом. Бесплатный пробный период есть и в коробочной версии, он предоставляется на 30 дней.

Бесплатная версия имеет ограниченный функционал, но дает практически полное представление об интерфейсе программы, ваших новых возможностях взаимодействия с сотрудниками и работе CRM. Рекомендуем подключить к тестированию программистов, начальников отделов и ответственных лиц. Зарегистрируйте их в бесплатной версии Битрикс24 и попросите обратную связь.

Следующий шаг

Когда вы выбрали и оплатили тариф, нужно все настроить. Можно пользоваться таким планом:

1. Выпишите все бизнес-процессы Вашей компании и перенесите их в соответствующие меню. Это позволит Вам максимально адаптировать новые условия работы к тем, что у вас уже были много лет и к которым вы привыкли. Кстати, благодаря внедрению СРМ вы сможете увидеть, на каких процессах работа компании тормозиться и что нужно менять.

2. Перенесите в Битрикс24 структуру Вашей компании. С помощью простого блочного редактора вы сможете распределить ее по отделам и иерархии. В дальнейшем вы сможете добавлять или убирать из каждого отдела сотрудников, менять иерархию, делать ее наглядной и понятной для своих работников.

3. Настройте СРМ. Для этого нужно будет выгрузить базу клиентов в систему, подключить email-трекер и 1С-трекер, формы CRM, телефонию и открытые линии. Далее вы сможете анализировать статистику по продажам, вести отчетности по сделкам, выявлять слабые места, контролировать качество обслуживания, а также видеть, на каком этапе находится клиент и что нужно сделать, чтобы сделка закрылась.

4. Теперь приглашайте сотрудников. В левом меню вы увидите кнопку “Пригласить сотрудника”. Введите в появившемся окошке адрес электронной почты вашего подчиненного и ему будет отправлено приглашение. Когда он перейдет по ссылке, он сможет работать в Битрикс24. Распределите всех сотрудников по отделам, выставьте, кто кому подчиняется и попросить всех заполнить свои профили.

5. Уделите время обучению. Как показывает практика, в работе с Битрикс24 большинство осваивается быстро и легко. Это неудивительно: система имеет собственную социальную сеть, которая очень помогает освоиться. Но сложные процессы такие, как взаимодействие с клиентами, построение воронок продаж, работа с задачами и отчетами, требуют дополнительных навыков. Не поленитесь и организуйте небольшие курсы для ваших сотрудников, чтобы они легче и быстрее освоились в новой для них системе.

Теперь все должно работать. В дальнейшем различные процессы нужно будет постоянно мониторить и анализировать, а обнаружив “пробоины”, сразу их решать. Конечно, делать это необязательно. Но смысл внедрения CRM-системы, да к тому же такой многофункциональной, как Битрикс24, заключается именно в оптимизации бизнеса.

Кстати, это одна из наиболее частых ошибок внедрения CRM: вы тратите деньги, время, усилия, рабочие ресурсы на запуск, но не используете все возможности, которые система открывает перед вами. И к сожалению, это не единственная ошибка.

Самые распространенные заблуждения о внедрении CRM

“Теперь все наши проблемы будут решены”. Да, СРМ Битрикс создавалась для того, чтобы помогать компаниям развивать и оптимизировать бизнес. Но она не решит всех ваших проблем. Если в отделе продаж работают безответственные менеджеры или хамы, CRM не поможет вам увеличить прибыль. Но благодаря ей вы сможете выявить слабое звено в цепочке работы с клиентом и устранить.
“Все будет работать само”. К сожалению, нет. Понадобится активное участие и руководства, и персонала не только во внедрении CRM, но и в улучшении ее работы под конкретные задачи вашего бизнеса.
“Сотрудники сами разберутся”. Возможно. Но некоторые так и не разберуться, другие сделают это неохотно, а третьим понадобится слишком много рабочего времени. Поверьте, гораздо эффективней провести обучение сотрудников, поддерживать с ними обратную связь и стараться сделать их переход в новый режим работы как можно более простым и приятным. Потому что люди — самый ценный и в то же время самый сложный ресурс вашего бизнеса. Если работники входят в ступор и не могут разобраться с системой, это грозит ощутимым падением производительности.
“Результаты мы увидим уже завтра”. Нет. Во-первых, смотрите предыдущий пункт. Внедрение СРМ будет обязательно сопровождаться отторжением у сотрудников, понадобится время, чтобы все вникли в работу и вошли в свой нормальный режим. Во-вторых, это зависит от того, в каком состоянии была компания и бизнес-процессы на момент внедрения. Вернемся к примеру из первого пункта: если у вас плохие продажи из-за непрофессиональных менеджеров, вы сможете это отследить и исправить, но, разумеется, не за один день.
Как вы понимаете, внедрение СРМ Битрикс24 — это сложная задача. Она займет много времени и ресурсов, но, поверьте, стоит того. А есть ли возможность настроить и подключить все без ошибок, волокиты и уймы потраченного времени? Есть. Специалисты компании Касас вам помогут. Мы занимаемся внедрением CRM Битрикс24 в компании Москвы и всей России, помогаем выбрать правильный, подходящий под нужды вашего бизнеса тарифный план, а также устанавливаем, настраиваем и обеспечиваем поддержку.

Остались вопросы?
У Вас другие задачи или Вы не поняли как это сделать?