Техническое задание - это документ, в содержании которого описываются основные положения; приводится детальное описание функций и опций работы внедряемой CRM, ERP или др. системы в компании. Наша компания считает, что без технического задания очень трудно, а в некоторых случаях (проект трудоемкий и требует вовлечения специалистов из разных областей) просто не реализуем.
Техническое здание пишут специалисты, которые имеют непосредственное отношение к внедрению или дальнейшему использованию CRM, ERP или другой системы. Если техническое задание пишется сотрудниками предприятия-заказчика, то оно, чаще всего, носит формальный характер и не отвечает большой глубиной, т.к. сотрудники не имеют больших познаний во внедряемом продукте. Обычно, в таком техническом задании содержится описание необходимого функционала и даются указания по ключевым моментам внедрения.
- Никто не знает специфику лучше, чем клиент.
- Во время составления технического задания клиент начинает видеть слабые места своего проекта.
- Составляя техническое задание, клиент лучше вникнет в возможности продукта и поймет его полезность, а значит, проще будет проводить внедрение.
- Процесс внедрения начнется с момента начала написания технического задания.
- Не понимая устройства продукта клиент может захотеть того, что на практике либо трудно реализуется, либо вообще нет возможности такое реализовать.
- Зачастую, сроки такого варианта сильно завышаются, т.к. ответственный сотрудник вынужден выделять под данный процесс время и не всегда его будет достаточно.
Не редко бывает так, что клиенты просят компанию-исполнителя самостоятельно разработать техническое задание под их специфику. Этот вариант тоже имеет свои плюсы и минусы.
Давайте их рассмотрим:
- Исполнитель очень хорошо знает весь функционал продукта и может написать максимально подробное техническое задание с учетом особенности внедряемой системы CRM, ERP или другой.
- Сроки написания будут минимальными, т.к. сотрудник компании-исполнителя делает это в рамках своего полноценного рабочего дня и не имеет ограничений и он мотивирован поскорее закрыть данный проект.
- Очень редко компания исполнитель обладает знаниями специфики работы каждого предприятия и поэтому может не учесть при разработке системы CRM, ERP или др. важных элементов (бизнес-процессов).
- Внедрять чужие мысли всегда тяжелее, т.к. очень часто, сотрудники компании-заказчика начинают выискивать изъяны и всячески саботируют процесс.
- Увеличиваются сроки согласования технического задания.
Лучшее решение данного вопроса всегда находится посередине, т.е. необходимо участвовать в написании технического задания двум сторонам в равной или примерно в равной пропорции. Логично предположить, что большая нагрузка придется на компанию-исполнителя, т.к. она владеет большей информацией о продукте и может своевременно вносить необходимые коррективы для выбора оптимального решения при дальнейшем внедрении. Наша практика показала, что соотношение 70:30 (70% исполнитель и 30% заказчик) является самым эффективным и менее затратным по времени, отведенным на реализацию проекта в целом.
В рамках совместной работы быстро проверяются многие вопросы до момента внедрения. Сотрудники компании лучше относятся к внедряемому продукту, т.к чувствуют свою причастность к его разработке. Давайте рассмотрим, что же должно включать в себя техническое задание. Первое, о чем стоит сказать - это цели, которые четко обозначат критерии любого успешного проекта по внедрению. Китайская мудрость гласит: "Если ты не знаешь куда идешь, то как ты узнаешь, что ты уже пришел?". Помимо основных целей внедрения системы CRM, ERP и др. в техническом задании должны указываться и критерии, по которым можно будет судить об успешности внедрения продукта. Сразу после стратегической части технического задания идет его тактическая часть, в которой рассказывается о процессе внедрения и обозначаются примерные сроки, которые потребуются для всех этапов в развернутом виде по каждой операции в частности. За тактической частью идет техническое описание всех бизнес-процессов и их исполнение в конкретном продукте (CRM, ERP или др. системе). Немаловажным моментом является назначение ответственных лиц как за весь проект, так и за каждый бизнес-процесс в частности. Если учесть в своем техническом задании все вышеперечисленные моменты, то процесс внедрения пройдет максимально легко и в кратчайшие сроки.
У Вас другие задачи или Вы не поняли как это сделать?